Posto di lavoro pulito, perchè è importante?

Un posto di lavoro pulito è importante perché permette di lavorare in modo semplice e preciso, senza distrazioni e perdite di tempo. La pulizia della postazione operativa rientra in quelli che sono i principi base della lean organization, l'organizzazione snella del lavoro che permette di ottimizzare tutti i processi operativi.

La pulizia del posto di lavoro è un punto di partenza per aumentare il decoro e la vivibilità di un luogo. Però è anche una delle cinque S dei principi base che regolano e danno forma al pensiero della produzione snella. La produzione snella, la teoria di organizzazione del lavoro nata in Giappone e sviluppata negli stabilimenti della Toyota, si basa su un principio: devi ottenere il massimo con il minimo. Riducendo il più possibile il muda e raggiungendo il Kaizen.

Sono termini che indicano concetti decisivi per la produzione snella e la buona esistenza dell'azienda: spreco e perfezione. L'impresa virtuosa deve eliminare tutto ciò che non serve e induce all'uso immotivato di risorse (spreco) in un processo miglioramento continuo che porta al risultato ideale in una situazione.

La poca attenzione alla pulizia della postazione dà un’impressione di trascuratezza e bassa qualità del lavoro. Tanto in ufficio quanto in magazzino, pulizia e ordine creano organizzazione, efficienza e sicurezza. Se le postazioni di lavoro sono pulite con gli attrezzi in ordine nelle sedi, il tuo prodotto sarà di qualità.

La pulizia oltre a un aspetto pratico è collegata alla salute. Questo influenza la struttura interna dell'azienda e impone l'investimento in strumenti adeguati. La pulizia del banco di lavoro sembra un dettaglio secondario, eppure può fare la differenza. Perché è importante la pulizia della postazione di lavoro?

Perché un posto di lavoro pulito è importante?

In primo luogo per una questione d'igiene personale, di educazione e rispetto nei confronti dei colleghi. Diciamo che questa è la base di partenza, però c'è una motivazione che va oltre e si inserisce in quelle che sono le 5S che compongono la colonna vertebrale dell'intero sistema Lean Manufacturing. In primo luogo c'è un discorso relativo all'efficienza: una postazione (o scrivania) pulita è funzionante, permette di avere sotto controllo tutto quello che serve.

La pulizia del posto di lavoro non è solo l'atto di spolverare ma anche riassettare e sistemare il caos che si crea quando le operazioni non sono standardizzate. Devo assicurarmi che ogni strumento sia al proprio posto quando serve e sia sempre efficiente. Una postazione sporca si rende complice dei grandi deficit che rallentano il lavoro, e nelle operazioni di pulizia l’obbiettivo è proprio questo: assicurarsi che la postazione sia eccellente e funzionante.

Una postazione igienizzata evita la diffusione di germi sulle superfici di utilizzo comune, come aree e strumenti di lavoro comuni. Pulire e disinfettare quotidianamente la postazione e gli strumenti di lavoro diventa l’unica arma contro la propagazione di virus e batteri favorendo la sicurezza per tutti.

Il posto di lavoro pulito non nasconde problemi

Ecco uno dei principi che spingono l'azienda a investire sulla pulizia del posto di lavoro: un luogo pulito permette d'individuare ciò che non funziona, le eventuali difficoltà nel rispettare la massima efficienza. C'è un problema di base: non c'è coerenza tra ciò che è necessario e ciò che si usa sul posto di lavoro.

Noto scrivanie o postazioni ricche di accessori e attrezzi che occupano spazio e risorse. Catturano l'attenzione, creano confusione, diventano oggetti inutili che però tolgono il focus da ciò che serve. Magari diventano anche protagonisti di qualche passaggio che sarebbe superfluo. La pulizia è fondamentale.

Come migliorare la pulizia della postazione

Un ambiente pulito e ordinato diventa parte del processo che permette all'individuo di lavorare meglio. La qualità del posto di lavoro migliora, c'è un beneficio evidente nel momento in cui la postazione si presenta ordinata e pulita. Vediamo alcune regole che ci aiutano a migliorare la pulizia del posto di lavoro:

• Ordinare le postazioni di lavoro, chi la occupa è responsabile per la sua pulizia e organizzazione. Ogni strumento deve essere riposto correttamente dopo l’utilizzo e la sanificazione quotidiana deve rispettare i protocolli sanitari divulgati dall’azienda e per i quali il dipendente è stato formato.

• Utilizzare disinfettanti appositi, le mani sono il principale vettore per germi e virus, oltre alla buona norma di non toccarsi occhi e naso, bisogna tenerle igienizzate tramite costante lavaggio con acqua e sapone, seguendo i protocolli da esporre nei bagni, oppure utilizzando soluzioni a base alcolica. I disinfettanti devono essere disponibili in tutti gli spazi comuni affinché vi sia una costante igienizzazione di mani e superfici durante il ricambio di persone.

• Pulizia delle vie di aerazione, spesso ci si concentra solo su superfici e attrezzature scordando le prese d’aria. Sarebbe buona norma areare con costanza gli ambienti chiusi e pulire con regolarità prese d’aria e filtri. Dove necessario si usano dispositivi di protezione individuale DPI come mascherine e visiere.

• Manutenzione autonoma TPM di macchine e attrezzature è parte fondamentale della prevenzione degli incidenti e mantieni una struttura produttiva ed efficiente. La pulizia della postazione di lavoro e di un eventuale bancone dipende anche dall'efficienza di tutto ciò che la circonda.

• Etichette adesive, strumento efficace per l’organizzazione. Utilizzare etichette per identificare le posizioni degli strumenti e dei materiali ti semplifica la pulizia del posto di lavoro. Per identificare le posizioni per attrezzature e prodotti più grandi come carrelli o cestini è possibile utilizzare cartelli adesivi a pavimento.

Ovviamente deve esserci anche un processo in grado d'inquadrare il dipendente in questa logica: oltre alle pulizie ordinarie dell'impresa, il singolo deve essere direttamente responsabile di questa dinamica e impegnarsi personalmente a mantenere pulita la postazione rispettando gli standard definiti a monte.

Come organizzare la pulizia del posto di lavoro

Oltre a introdurre strumenti di segnaletica visiva per ricordare le nuove norme e fornire dispositivi di protezione individuale, per organizzare una pulizia eficace della postazione operativa devi mettere in piedi un piano di pulizia quotidiana e igienizzazione degli spazi comuni e individuali.

La pulizia può essere regolata dalla sola routine settimanale, bisogna introdurre norme più stringenti per la sanificazione. Ti consiglio di seguire linee da enti di protezione della salute a livello nazionale nonché di rendere gli stessi lavoratori consapevoli e responsabili della propria sicurezza poiché nessuna regola o procedura può essere utile se non viene accompagnata dalla collaborazione e dal buon senso di chi quotidianamente è a contatto con altre persone.

Indicazioni per la sanificazione dei locali

Anche se l'emergenza COVID-19 è terminata, la sanificazione dei locali è un argomento fondamentale. Bisogna tenersi aggiornati con le indicazioni fornite da enti come l’ISS Prevenzione e Controllo delle Infezioni, in grado di fornire documenti su come procedere a una sanificazione degli ambienti interni.

Resta ugualmente buona norma la periodica pulizia con detergenti di tutti gli spazi lavorativi per ridurre sporco e impurità che possono accumularsi anche in aree utilizzate con bassa frequenza. Le superfici ad “alto contatto”, oltre all’abituale pulizia, richiedono un’ulteriore igienizzazione con prodotti appositi per scongiurare la proliferazione dei virus. Basti immaginare quante persone ogni giorno utilizzino maniglie, servizi igienici, telefoni o tastiere che sono state in precedenza toccate da molti altri. Inoltre bisogna ricordare anche che alcuni materiali essendo più porosi richiedano igienizzazioni profonde e costanti.

La scelta del prodotto per la sanificazione è importante, non tutti i detergenti hanno le stesse proprietà e sono indicati per la sanificazione da tutte le tipologie di virus. È utile informarsi sulle percentuali negli ingredienti riportati sulle etichette dei prodotti per assicurare una corretta ed efficace igienizzazione.

Mantenere gli strumenti di lavoro igienizzati

Ognuno di noi viene a contatto con superfici. Resta fondamentale l’igienizzazione delle mani e il non toccarsi naso e bocca. In luoghi di lavoro dove più persone utilizzano i medesimi strumenti è fondamentale creare standard e organizzazione per pulie gli ambienti di lavoro al meglio, sempre.

Se ogni attrezzo ha sempre una propria collocazione, a fine di ogni utilizzo sarà più facile individuare cosa sanificare per poi riporlo al sicuro. Ti consiglio di adottare soluzioni come pannelli forati porta attrezzi e le sagome shadow board per tenere organizzati i tuoi attrezzi di uso quotidiano.

Gestione 5S della pulizia

Se parliamo di routine o standard di pulizia, è inevitabile far riferimento alla tecnica delle 5S. Tramite Sort, Set, Shine, Standardize e Sustain è possibile sviluppare un piano organizzato su come procedere alla pulizia dei locali, integrando alle opere di riorganizzazione dei materiali, quelle di sanificazione.

Tenere pulite le postazioni di lavoro può sembrare semplice ma rendere l'operazione parte di una routine standardizzata ti assicura che chiunque si trovi in una stazione, sappia quando e come procedere per igienizzarla dopo l’utilizzo. Una volta sviluppato un piano 5S non ti resta che formare i dipendenti.

La quinta S ossia Sustain è la chiave per la sicurezza comune e per scongiurare il più possibile ogni tipologia di contagio da contatto. Se rendi i dipendenti responsabili della propria sicurezza e della postazione ti assicuri un maggiore rispetto delle procedure e un mantenimento di standard di pulizia.

Come organizzare le pulizie del posto di lavoro?

Secondo i principi dell'ottimizzazione dei processi interni in logica Lean, bisogna stabilire gli obiettivi da raggiungere con la pulizia quotidiana, individuare responsabilità e metodi di pulizia, preparare il necessario e applicare ciò che serve per ottenere il miglior risultato possibile. Bisogna coinvolgere e responsabilizzare il personale per ottenere il miglior risultato possibile, mantenendo sempre una regia superiore.

Perché la pulizia del posto di lavoro, in determinati casi, comporta una responsabilità. Questo, ad esempio, avviene per le attività che contemplano l'uso di determinate macchine. La pulizia viene affiancata anche da manutenzione? Con quali intervalli? C'è modo di applicare la metodologia SMED per compiere queste operazioni senza interrompere il flusso di lavoro? Tutto questo deve essere valutato quando si lavora sull'organizzazione della pulizia.