I progetti Lean si basano sulla riduzione degli sprechi e sull'incremento dell'efficienza. Queste attività hanno un obiettivo: fornire valore al cliente con la minima quantità di risorse possibile. I principi dei progetti Lean: eliminazione degli sprechi, migliore qualità, efficienza, soddisfazione del cliente con un continuo miglioramento.
Una sfida per le aziende: capire come gestire i progetti con la metodologia Lean, una soluzione che ha come obiettivo fondamentale la possibilità di raggiungere quello che è il concetto fondate. Vale a dire la perfezione, il Kaizen che si raggiunge dopo piccoli miglioramenti continui che consentono di eliminare gli sprechi.
Qualunque sia il tuo ruolo all’interno di un’attività produttiva, presto o tardi il flusso ti raggiungerà e sarai costretto a scegliere quali progetti iniziare per primi e come gestire il loro accumularsi. La gestione interna spinge verso il tramandare la maggior parte dei problemi a coloro che occupano un ruolo gerarchico inferiore lasciando che le decisioni sulle priorità siano prese dal basso. Ma è inevitabile che in fase di svolgimento tutto cambi.
E parte dei problemi ritornano a monte della catena. Ma come si applica la metodologia lean, snella, all'organizzazione interna dell'azienda? Possiamo ragionare intorno ai 5 principi chiave della Lean Organization.
Come fare un progetto lean
Nella concezione della Lean Production è importante limitare il lavoro in corso per evitare di sovraccaricare il sistema e creare sprechi. Seguendo il concetto kanban, un lavoro nuovo o un prodotto diverso può essere prodotto solo se quello precedente è stato completato e ha lasciato il sistema. Questo suggerisce il lean thinking.
Esiste però un altro approccio possibile che ugualmente limita i lavori attivi contemporaneamente, il lavoro in corso costante (CONWIP) ossia un insieme di produzione ad alta varietà e a basso volume. La conclusione resta comunque quella di cercare di limitare il lavoro in fabbrica per evitare l’aumento dei costi e dei tempi di consegna.
La gestione dei progetti lean
Promuovendo l’idea di limitare il numero di attività, dobbiamo anche tenere in considerazione la loro gestione. Se un sistema produttivo si intasa per i troppi lavori aperti, anche la loro gestione lo farà. Se desideri completare più velocemente un progetto lean, focalizza l’attenzione alla sua gestione e solo al termine, spostati su un’altra attività.
Project Management Board
La gestione visiva è un ottimo sistema in ottica Lean per monitorare l’attività di un numero di progetti e tenere traccia di quelli in attesa e perché. Ti consiglio di organizzare una lavagna magnetica con uno spazio limitato.
Ad esempio da quattro caselle magnetiche A3 sulle quali tenere traccia dello stato dei progetti attivi e a fianco allegare una lista degli altri lavori in attesa con matrice impatto-impegno che rappresenta l’ordine di priorità stabilito. Suddividendo così lo spazio visivo, anche la gestione dei progetti lean risulta più efficiente.
Quanti progetti attivare?
A questo punto sorge spontanea la domanda: “Quanti progetti lean posso gestire contemporaneamente restando efficiente?” Un lean manager può gestire in modo produttivo sui due o tre progetti attivi contemporaneamente. In un mondo frenetico come quello occidentale, dalla produzione ci si aspetta però una gestione di numeri più alti.
Se ti trovi in una piccola realtà ti sconsigliamo di eccedere sulle attività aperte, se fai parte di una realtà con diversi ruoli con i quali suddividere le mansioni, puoi aumentare il tuo raggio di azione. Tieni in considerazione di quante persone hai bisogno per far funzionare il progetto e solo se c'è la disponibilità, puoi procedere!
Stabilire le priorità nei Lean program
Completato un lavoro di lean management, è ora di decidere quale progetto attivare e se si desidera farlo in modo oculato, la questione non è per nulla semplice. Dopo aver stabilito che per una corretta gestione delle attività è consigliabile iniziare un nuovo progetto solo quando il precedente viene completato.
Domanda che nasce spontanea è, tra i tanti progetti in attesa, a quale dare priorità? Sicuramente scegliere un progetto dal quale partire è meglio che iniziarne diversi assieme, non prendere la decisione sbagliata:
- Decisione casuale
- Il primo che arriva è il primo ad essere servito
- LiFo (Last-in First-out)
- L’attività più veloce è svolta prima delle altre
- I progetti commissionati dai clienti più influenti
Il fulcro della decisione è ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo: scegliere il lavoro più vantaggioso rispetto all’impegno. L’analisi dei costi-benefici è la soluzione per determinare il progetto al quale dare priorità.
Analisi costi-benefici e calcolo del ROI
Questa è un’analisi che determina una metrica comune (monetaria) che permette di avere una stima tangibile in relazione a tutti i progetti. Calcolato il vantaggio in termini di costi, viene scelto quello con il beneficio maggiore.
Un fattore del quale tener conto a seguito dell’analisi dei costi e benefici è il ROI, il ritorno dell’investimento. Si calcola in quanto tempo i costi che si devono sostenere per un progetto vengono poi restituiti dai benefici. Tenendo in considerazione questa variabile, il progetto scelto è quello con il più rapido ritorno sull’investimento.
Concettualmente, queste analisi sono la chiave per una scelta precisa e oggettiva ma oltre ad essere eccessive per la maggior parte delle occasioni nelle quali bisogna prendere una strada rispetto a un’altra, risultano spesso e volentieri imprecise. Si tratta di analisi che per risultare accurate richiedono molti dati attuali e su eventi futuri.
I dati sono disponibili, quelli futuri non sono altro che congetture o nei peggiori dei casi sono supposizioni ottimistiche se si desidera spingere per portare avanti un lavoro in particolare o pessimistiche se si punta a fermarlo.
Bisogna tenere anche in considerazione i costi richiesti per svolgere l’analisi costi-benefici stessa. Spesso i costi necessari per tali analisi non sono sostenibili per progetti lean che di norma sono in scala ridotta. L’analisi costi-benefici a sua volta risulta essere negativa nei suoi stessi confronti, proprio per i costi che bisogna sostenere.
Matrice a impatto-impegno
Per prendere una decisione efficiente ma più economica e veloce, ti consiglio una matrice impatto-impegno. Ne esistono differenti versioni ma tutte sono accomunate da una struttura a due assi, una mostra lo sforzo - costo - difficoltà - tempo che bisogna mettere in un progetto e l’altro l’impatto - valore - beneficio - profitto.
Non si vanno a osservare le singole caratteristiche di un progetto ma si tiene in considerazione la relazione dei singoli tra gli altri progetti. Vengono posizionati nello spazio tra i due assi le varie attività a seconda delle loro caratteristiche intrinseche.
Pochi minuti permettono così di valutare più attività contemporaneamente e nonostante il risultato possa apparire soggettivo, bisogna tenere in considerazione che anche l’analisi dei costi-benefici risulta poco precisa perché basata in buona parte su previsioni e congetture.
Variabili alla struttura della matrice
La matrice come detto sopra, esiste in diverse forme accomunate dalla struttura a due assi ma oltre a poter cambiare i nomi delle variabili sugli assi, si può desiderare di tenere in considerazione un terzo set di dati.
Questo gruppo di variabili tipiche del Lean project management può essere rappresentato graficamente dalla grandezza del cerchio o del post-it che identifica il nome / numero del progetto. Aggiungere un terzo gruppo di caratteristiche complica sicuramente la matrice e spesso rischia di confondere ulteriormente le idee.
Se desideri mettere in atto un buon strumento di analisi per ottenere in modo rapido ed efficiente a quale progetto dare la tua priorità, la matrice impatto-impegno nella sua forma più semplice è la soluzione migliore!