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Talvolta il raggiungimento di un obiettivo o la risoluzione di un problema non è un processo semplice con un’unica strada da percorrere. Il metodo A3 è uno strumento sviluppato nell’ambito della lean production che prende il nome proprio dal formato A3 utilizzato per tale attività.
Il metodo A3 si basa sul metodo scientifico per raccogliere e analizzare i dati relativi a un problema e identifica le migliori pratiche da mettere in atto per poter raggiungere la soluzione/obiettivo. Una buona fetta di questa tecnica comprende il ciclo PDCA poiché è un foglio che necessita di essere aggiornato per garantire un risultato il più vicino possibile a quello ricercato.
Il punto di forza di questo metodo è la forma e la sintesi. Trattandosi di un foglio che viene compilato in una struttura ben precisa è anche un mezzo efficace di comunicazione dal linguaggio semplice e di facile interpretazione, favorendo così la partecipazione di tutte le figure coinvolte nel processo di risoluzione del problema, a qualunque livello aziendale. Inoltre è sintetico e visuale ovvero riassume solo i punti fondamentali del l’analisi e viene aggiornato continuamente con dati utili, aiutando a mantenere il focus sull'obiettivo.
Il modello A3 non dovrebbe essere visto solo come un foglio pieno di dati ma come un modo di pensare ben strutturato che non si sofferma soltanto sui sintomi di un problema ma va alla ricerca delle cause basandosi su dati e ipotesi documentati con obiettivi definiti e in grado di essere sostenuti.
Metodo A3
La struttura del metodo A3 suddivide il foglio in due sezioni: Nella parte sinistra ci si occupa di raccogliere i dati e definire qual’è il problema e quali sono le cause, nella parte destra invece si delineano le possibili soluzioni e le attività da svolgere per raggiungere l'obiettivo/soluzione.
Sezioni del metodo A3:
- Titolo
- Team di progetto, il responsabile
- Contesto
- Situazione corrente
- Obiettivi
- Contromisure proposte
- Action Plan
- Check & Act
Questo modo di suddividere le fasi del metodo A3 è facilmente riconducibile alla tecnica alla base di questo report, ovvero Il PDCA: Plan, Do, Check e Act.
Problem Solving, fasi del processo
Questo metodo di risoluzione dei problemi si riassume in 7 fasi:
- Osservazione per identificare il problema o l'obiettivo che si vuole raggiungere
- Contestualizzazione del problema con descrizione di cause ed effetti. La raccolta dati e ipotesi avviene tramite Gemba
- Fare previsioni e definire gli obiettivi, future state
- Verifica approfondita del problema per identificare le cause alla radice
- Valutazioni cause-effetti, applicazione principio di Pareto
- Proporre azioni da implementare
- Valutare le azioni che si è deciso di perseguire
- Standardizzazione
Metodo A3, obiettivi e vantaggi
L’utilizzo del metodo A3 non si riassume soltanto nella possibilità di risolvere un problema o raggiungere un obiettivo ma fornisce un linguaggio comune di facile comprensione e condivisione, favorisce la collaborazione e il lavoro in team, nonché spinge a imparare gli uni dagli altri. Sintetizza e presenta in un unico foglio le informazioni importanti, obbligando a rappresentare solo le necessarie, permette di raggiungere decisioni condivise da tutti i responsabili aziendali e assicura che tutti gli elementi coinvolti siano considerati.
Utilizzando il modello A3 le persone sviluppano un pensiero critico che le spinge a prendere decisioni basate esclusivamente su dati e informazioni certe, le stesse che poi vengono registrate e utilizzate come future risorse per la standardizzazione e il miglioramento dei processi e meccanismi decisionali.