L'Obeya Room è una stanza per facilitare la visualizzazione e la condivisione delle informazioni di un progetto. È un ambiente visuale: le pareti sono coperte da grafici, diagrammi, KPI, piani di azione e altre informazioni rilevanti. Questo consente a tutti di avere una visione dello stato del progetto e delle attività in corso.
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L’Obeya room, oppure Oobeya, è uno degli strumenti fondamentali nella progettazione con approccio alla filosofia Lean. È un termine di origine giapponese che letteralmente significa grande stanza ma che per analogie legate al suo concetto è simile alla tradizionale stanza della guerra dove si discutono le strategie militari.
Questo termine viene utilizzato per la prima volta alla fine degli anni 90’ durante il progetto della Toyota Prius e porta, nella la sua realizzazione, a una risoluzione dei problemi ed errori dovuti alla cattiva comunicazione.
Obeya Room, definizione
Parlando di Obeya Room a cosa mi riferisco? È una stanza nella quale manager, capo reparto e lavoratori possono riunirsi per sviluppare un progetto, risolvere una problematica e monitorare lo sviluppo.
In genere le stanze Obeyas sono luoghi ideati con lo scopo specifico di far incontrare e collaborare responsabili con differenti ruoli e mansioni e rendere il processo di progettazione il più fluido ed efficiente possibile.
Queste stanze sfruttano la comunicazione visiva e il dialogo diretto per creare un piano di lavoro organizzato, con mansioni correttamente assegnate e obbiettivi chiari. Questa soluzione è perfetta nei cicli produttivi per accelerare il PDCA (Plan-Do-Check-Act), riunendo i capi reparto e sviluppando velocemente soluzioni.
Come organizzare una Obeya room
Affiggi metriche, reclami, report, indicatori KPI e risultati di progetti passati, seguendo una disposizione temporale e logica. Questo stimola l’attenzione e la concentrazione ed evita di perdere il focus verso l’obbiettivo, facendoti cadere in analisi d'informazioni non pertinenti. Basta questo per creare una stanza Obeya? E, soprattutto, serve ancora uno spazio fisico o possiamo anche realizzare una Obeya room virtuale?
I principi della Obeya room di successo
L'aspetto legato alla comunicazione visual è importante ma non sufficiente. Per ottenere la massima efficienza da una stanza Obeya room dovresti tenere a mente quattro principi alla base di ogni successo della Lean War Room:
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Individua un obiettivo: intraprendi un progetto per ogni stanza Obeya e cerca di aver chiaro il singolo focus.
- Non importano le dimensioni della stanza ma come sfrutti lo spazio per mostrare le informazioni del progetto.
- Spazio da riservare alle idee: cerca continuo feedback del pensiero di tutti i partecipanti e sfruttare ogni idea.
- Pianifica un piano di attacco specifico. Crea una mappa visiva su come si svolgerà il lavoro, in quali tempi.
Fissare le informazioni di un progetto è il primo passo per attivare la stanza Obeya, devi anche saper restare al passo con l’evoluzione del lavoro, assicurando una visiva progressione logica e temporale del progetto.
Vantaggi di una Obeya Room
- Maggiore efficienza grazie al risparmio di tempo dovuto alla concentrazione di risorse fisiche e tecniche.
- Concentrazione sugli argomenti di un progetto alla volta, nella stanza ci sono solo informazioni di un'attività.
- Collaborazione tra team di lavoro con ruoli differenti e dislocati solitamente lontani tra di loro.
- Concentrare le informazioni per un progetto in un unico luogo le rende fruibili da tutti e facilmente aggiornabili.
- La visualizzazione tangibile dei dati con l’ausilio di prototipi e modellini favorisce una percezione del progetto.
- Eliminare le distanze nel team di lavoro favorisce la comunicazione diretta che elimina possibili errori.
L’utilizzo delle Obeya rooms riduce sforzi di comunicazione tra i reparti di lavoro, concentra informazioni in un unico luogo e verifica passo dopo passo delle fasi di processo per il raggiungimento dello scopo finale.
Come creare la Obeya Room su misura
Utek è il partner ideale per progettare la tua futura Obeya Room con tutto quello di cui hai bisogno. La nostra gamma di lean corner, lavagne magnetiche, flip chart o info-cube ti permettono una visualizzazione chiara delle informazioni ma soprattutto di poter apportare modifiche in corso d’opera dei dati riportati.
Visual boards, simboli magnetici, dashboards e le cornici magnetiche ti permetteranno di riportare grafici, metriche e KPI pertinenti al progetto, disposti in modo temporale e logico sulle pareti della tua stanza Obeya.
Le nostre scrivanie e tavoli modulari per riunire i responsabili e collaboratori del progetto si adattano ad ogni ambiente grazie alla possibilità di realizzazione su misura tramite consulenza con i nostri tecnici mezzo per il raggiungimento dell’obiettivo. Se vuoi progettare la stanza Obeya contattaci all’indirizzo info@utekvision.com!