La settimana Kaizen - concetto giapponese che intende miglioramento continuo - è un periodo intensivo di miglioramento continuo, tipicamente della durata di cinque giorni, durante il quale un team multidisciplinare si concentra su un'area specifica di un'azienda per apportare miglioramenti rapidi ed efficaci.
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Il mercato è una realtà in continua evoluzione e i tempi di risposta ai cambiamenti sono la chiave per il successo o il fallimento. Se non si ha una strategia aziendale ben definita e si conosca gli obbiettivi a breve e lungo termine, anche un ritardo o un piccolo errore di calcolo possono trasformarsi in falle al sistema.
Per queste problematiche come sempre ci viene incontro il metodo Lean che ci indirizza verso una strategia in grado di unire gli obbiettivi e l’operatività quotidiana in una più ampia Lean Strategy. Stiamo parlando della settimana Kaizen, di cosa stiamo parlando esattamente? Vuoi approfondire?
Hoshin Kanri e Lean Strategy, cosa significa?
Per parlare della settimana Kaizen dobbiamo considerare la Lean Strategy. Fedele ai metodi gestionali giapponesi, questa si appoggia all’Hoshn Kanri. Si tratta di una tipologia di gestione aziendale che ha come obbiettivo l’organizzazione e il controllo strategico tenendo in considerazione le possibili variabili.
Il termine deriva dall’unione dei termini “Hoshin” (bussola) e “Kanri” (management) proprio perché si propone di definire una rotta da seguire all’azienda. Concretamente si tratta di redigere un foglio sul quale vengono messe in relazione quattro variabili estremamente fondamentali:
- I pilastri del piano strategico ed economico (Vision, Mission e Values).
- Gli obbiettivi che serviranno a concretizzare la strategia aziendale.
- I progetti chiave per il miglioramento continuo dell'azienda.
- Le figure che prenderanno parte al progetto, ruoli, responsabilità e i KPI.
Produzione e ottimizzazione con il Kaizen
Avere chiaro il percorso e gli obbiettivi non ti mette al riparo dagli sprechi e dagli errori, anzi questi si possono manifestare in forme diverse e andare a intaccare il tuo processo produttivo. La produzione snella, o Lean Production, vuole l’eliminazione di tutti i Muda (sprechi) promuovendo il miglioramento continuo.
Qui entra in gioco il concetto di Kaizen, ossia ottimizzare la produzione nella continua ricerca di perfezionamento. Si focalizza sulla riduzione dei Muda, il miglioramento delle performance dei processi e l’esaltazione delle attività che portano valore. Questo concetto è applicabile se si:
- Identifica il flusso di lavoro e i lavori che aggiungo valore.
- Eliminano gli sprechi di tempo e i lavori ripetitivi o pesanti.
- Toglie ciò che non è funzionale e si ricerca la pulizia e l’ordine
- Riducono le attese e i passaggi inutili.
- Standardizzano le operazioni rendendole più immediate.
Quick Kaizen, una definizione
Il concetto di Kaizen si suddivide potenzialmente in due approcci: Il Quick Kaizen e la Settimana Kaizen, due metodi uguali ma dall’approccio differente. Il primo, come si deduce dal nome, è strutturato per essere applicato in tempi brevi (2/3 giornate) e per ottenere risultati tramite piccoli cambiamenti.
Viene utilizzato quando gli sprechi sono già identificati, il problema e lo scopo sono delineati, i dati sono alla mano e si necessita di risultati immediati.
La settimana Kaizen è per progetti più complessi, pianifica come applicare la strategia lean nel corso della settimana. Prima di andare ad applicare un’attività Kaizen è utile raccogliere le informazioni e determinare uno schema preciso di azioni. Poi devi individuare i membri tenendo presente i diversi know how.
Ecco come funziona la settimana Kaizen
Durante la settimana Kaizen, i partecipanti analizzano i processi e identificano inefficienze. Pi implementano soluzioni mirate per aumentare la produttività, ridurre sprechi e migliorare la qualità del lavoro. Alla fine della settimana, vengono valutati i risultati e si stabiliscono azioni correttive per garantire che i miglioramenti siano sostenibili nel lungo periodo. Se hai completato le attività da svolgere prima dell’evento, possiamo delineare una settimana Kaizen:
Lunedì
- Brainstorming sui dati raccolti e analisi della situazione attuale.
- A fine giornata riassunto delle problematiche riscontrate.
- Definizione delle azioni da svolgere il giorno seguente.
Martedì
- Meeting per definire i compiti del giorno.
- Focus sulle attività per ridurre ed eliminare gli sprechi.
- Riunione finale per aggiornamenti sullo stato dei lavori.
Mercoledì
- Meeting sulle fasi successive
- Raccolta dati per controllo dei risultati.
Giovedì
- Meeting sulla fase conclusiva.
- Reindirizzamento della forza lavoro.
- Standardizzazione e raccolta per i miglioramenti.
Venerdì
- Conclusione dei lavori aperti con metà del team.
- Stesura relazione finale con parte del team
A fine settimana
Definizione e assegnazione delle attività da svolgere e portare avanti dopo l’evento al fine di migliorare l'efficienza aziendale. Le eventuali attività in sospeso vengono annotate sul giornale Kaizen affinché tutti i processi avviati vengano portati a termine.
La settimana kaizen è un evento organizzato per aumentare la produttività in azienda ma anche per incentrare la propria Lean Stategy sulle persone, favorendo un approccio di tipo Pull. Le persone non sono solo i clienti ma anche i lavoratori che stimolati e seguiti da un ambiente di lavoro propositivo.