Il concetto di lean office - ovvero ufficio snello - si riferisce all'organizzazione snella in ufficio. Questo vuol dire utilizzare gli strumenti della lean organization per ottenere risultati concreti in termi di efficienza e produttività.
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Passiamo buona parte della nostra vita seduti dietro a una scrivania, i difetti del tuo ufficio possono influenzare l'efficienza e il benessere di tutti i lavoratori. Un ambiente ordinato e accogliente è solo il punto di partenza.
Per migliorare l'ufficio è indispensabile ottimizzare la gestione semplificando le attività, riorganizzare gli spazi coinvolgendo. Il metodo Lean Office è una soluzione che soddisfa il datore di lavoro e i lavoratori.
Cos’è il Lean Office, una definizione
Il concetto di Lean Thinking può esserti d'aiuto non solo quando decidi di organizzare un magazzino o processi di manufacturing, ma anche quando vuoi ottimizzare il comparto office e migliorare il lavoro interno.
Il flusso di valore è nelle informazioni e transazioni.
L'applicazione del Lean Office è necessario se si vuole ottenere efficienza dalla propria impresa.
Come migliorare il lavoro in ufficio? La regola di base è semplice.
Devi Eliminare gli sprechi MUDA e creare processi per aumentare la produttività aziendale. Oltre al cambiamento di mentalità il Lean Office porta diversi benefit che possiamo riassumere in migliore:
- Gestione delle procedure e attività.
- Efficienza delle risorse a disposizione.
- Identificazione dei problemi e della qualità del servizio.
- Coinvolgimento del personale.
Come fare lean office
Come migliorare la gestione del proprio ufficio conil lean think? La prima soluzione: è necessario identificare gli sprechi e le attività che non aggiungono valore con una Value Stream Mapping (acronimo VSM).
La mappatura del flusso di valore ti consente di visualizzare i processi dell’ufficio nella loro interezza, dall’ordine del cliente alla spedizione. Gli sprechi sono tutte le attività svolte senza valore, li possiamo identificare in 7 tipi:
- Cattiva organizzazione.
- Difficile circolazione delle informazioni
- Surplus di passaggi e movimenti.
- Sovra informazione.
- Lunghe attese.
Come eliminare gli sprechi? Identificate le attività senza valore nella catena non ti resta che implementare strumenti del Lean Manufacturing che eliminano o riducono questi sprechi per raggiungere il miglioramento.
Applica il modello S5
Le 5S sono uno dei principi del Lean Manufacturing, rappresentano l'inizio del cambiamento. Cinque azioni volte all’eliminazione di sprechi come movimenti e perdite di processo, migliorando la condizione lavorativa.
- Seiri = Selezione ed elimina, organizza lo spazio. I pannelli forati e le shadow board aiutano ad avere solo lo stretto necessario e il mantenimento dell’ordine in postazione. Questo semplificherà ogni procedura.
- Seiton = Identifica gli spazi e gli strumenti di lavoro. Utilizza la segnaletica colorata ed etichette per contrassegnare chiaramente le posizioni di ciascun articolo sul posto di lavoro.
- Seiso = Essenziale per la qualità del lavoro la pulizia dell’area e della strumentazione.
- Seiketsu = Crea standard, in questo modo aiuterai il lavoratore a svolgere in sicurezza la propria attività.
- Shitsuke = Sostieni questa metodologia e apporta miglioramenti ogni giorno.
Usa il Just in Time (JIT)
Elimina la sovrapproduzione, le scorte e l’attesa!! Realizza solo quanto necessario, quando serve. Passa dalla logica Push a Pull. Massimizza l’efficienza aziendale tramite il miglioramento e l’affidabilità delle attrezzature.
Poi elimina la difettosità, è essenziale puntare a un processo antierrore Poka-Yoke per eliminare lo spreco della rilavorazione. Lo sviluppo tecnologico ha dato modo di migliorare l’organizzazione e l’ambiente lavorativo.
La trasformazione digitale Digital Trasformation associata alla metodologia Lean Office coinvolge tutti i processi aziendali, portando cambiamenti tecnologici, organizzativi, sociali e gestionali.
Sfrutta i tool per fare Lean Office
Le nuove tecnologie sono un fattore chiave nello sviluppo del lavoro intelligente Smart Working, da internet ai software per facilitare la mobilità e la flessibilità sul lavoro. Però ricorda che gli strumenti e le tecnologie cambiano rapidamente. I principi rimangono a lungo. Se rimani concentrato suoi principi e usi gli strumenti come mezzo, il tuo ufficio Lean si evolverà. Se rimani avvolto dagli strumenti avrai difficoltà a mantenere il vantaggio competitivo.
Con il COVID-19 abbiamo imparato l'importanza della collaborazione a distanza, anche se in una situazione non semplice. Da qui è arrivata la necessità di avere a disposizione degli strumenti per snellire il lavoro a distanza.
- Google Drive.
- Dropbox.
- Skype.
- Zoom.
- Trello.
Con il primo - insieme al fidato Google Docs - puoi creare documenti condivisi con i collaboratori e operare su testi, slide o fogli di calcolo nello stesso momento. Per poi ritrovare tutto in cloud come avviene con Dropbox.
Per le conferenze online puoi sfruttare Zoom o Skype, semplici da usare anche per una normale attività di chat con i colleghi. E poi c'è Trello, uno dei migliori tool per organizzare il lavoro con metodologia agile Kanban.
Crea momenti di condivisione
Il Coronavirus ha spostato gli spazi dell'ufficio tra le mura domestiche ma è anche vero che gli uffici sono ancora aperti e gli impiegati stanno ritornando dietro le scrivanie. Con le giuste precauzioni e distanze.
Un motivo in più per creare la giusta condivisione delle informazioni, legate ai processi e alle operazioni professionali. Se gli strumenti digitali ci aiutano, come migliorare il lavoro in ufficio con la comunicazione visiva?
Una soluzione è utilizzare una grande lavagna informativa, elemento centrale per le attività di brainstorming volte alla risoluzione di un problema. Consente di strutturare le attività, monitorare e migliorare le prestazioni.
Lo stesso vale per gli Lean Cube. Sono strumenti compatti di presentazione visiva per consultazione indicatori KPI e 5S, strutture componibili con lati magnetici e scrivibili che consentono di comunicare in modo rapido ed efficace. Equipaggiando le lavagne informative con gli accessori di visualizzazione il lean office ne guadagna.
Che si tratti di tasche display, cornici magnetiche, meccanismi ad anello magnetici o portadocumenti - con la nostra vasta gamma di prodotti per la realizzazione di una presentazione aziendale professionale.
La gestione tramite comunicazione visiva rende il processo, gli obbiettivi e i risultati effettivi, chiari e trasparenti con un colpo d'occhio. Migliorare la comunicazione attiva tra i membri del team, aiuta a rimanere concentrati.
Punta sul Visual Management
Cos'è il Visual Management? È il metodo per rendere obiettivi, processi e risultati condivisi visivamente, disponibili e comprensibili nel modo più semplice, al fine d'includerli attivamente nel immediato. Questi elementi visivi ti aiutano a ridurre al minimo gli errori, aumentano la produttività, motivano i lavoratori e rendono trasparenti i processi. Questo si può verificare nell'organizzazione degli scaffali e dell'ufficio grazie alla presenza di:
Questi oggetti comunicano nel miglior modo informazioni e indicatori, ma anche istruzioni e avvertenze. L'obiettivo è quello, ad esempio, di usare frecce e simboli per ridurre i tempi necessari in qualsiasi occasione. Un ufficio semplice da gestire è indice di ottimizzazione dei risultati. Proprio come suggerisce il Lean Office.
Collabora con chi vive il lavoro
Che sia virtuale o fisico, l'ufficio è fatto dalle persone. Quindi uno dei modi per migliorarlo è quello di chiedere agli individui di dare idee e preferenze rispetto a come ottimizzare i processi e quali potrebbero rappresentare le soluzioni da implementare o gli ostacoli da togliere. Certo, il tutto deve essere sempre valutato e non accettato a priori. Però questo è un ottimo punto da sviluppare se vuoi migliorare l'ufficio con il lean think.