Gestione delle scorte in magazzino, cosa sapere?

La gestione delle scorte in magazzino è un passo fondamentale per l’impresa che punta a massimizzare ogni aspetto della gestione interna. E che vuole  seguire alla lettera i principi della lean production. Vale a dire tutto ciò che consente di definire un rapporto virtuoso tra le sezioni interne di una struttura produttiva eliminando frizioni, pesi e inutilità.

In buona sintesi, la lean production (produzione snella) consente di mettere al centro il valore. E di attivare una serie di meccanismi utili per ottimizzare ogni aspetto. Anche la gestione delle scorte in magazzino. Cosa devi sapere su questo punto? Ecco una serie di definizioni da affrontare per organizzare al meglio gli equilibri interni.

Gestione delle scorte in magazzino, cosa sapere

Il magazzino è il centro dell’intero processo produttivo aziendale, permette alla produzione di lavorare e contemporaneamente di soddisfare tempestivamente le esigenze del cliente.

La gestione del magazzino e pertanto delle scorte e dell’inventario, è l’elemento fondamentale per il corretto funzionamento dell’intera macchina aziendale. Spartiacque tra opportunità di crescita in continua evoluzione e costi da sostenere legati allo stock.

Solo una gestione del magazzino intelligente e basata sulle esigenze specifiche dell’azienda è in grado di far fronte alle fluttuazioni continue del mercato senza aumentare i costi da sostenere e riuscendo a mantenere regolare il flusso dei materiali.

Le scorte sono una certa quantità di materiale messa in magazzino e pronta per essere impiegata su necessità.

Se queste quantità sono mantenute costanti e strettamente legate alla produzione, si dovrebbe poter ridurre il work flow e pertanto il tempo che intercorre tra l’ordine e l’arrivo del materiale al cliente finale, abbattendo così anche molti costi accessori.

Un sistema organizzato della gestione delle scorte rappresenta l’insieme di tutte le pratiche e regole predisposte per controllare i quantitativi a magazzino, stabilire i livelli di massimo e minimo da mantenere e i tempi da rispettare per il riordino dei materiali.

Perché è importante concentrarsi sulle scorte

Le aziende che ottimizzano il processo interno passando anche attraverso le scorte in magazzino sono perfettamente consapevoli del fatto che queste risorse possono diventare una risorsa importante o un peso decisivo. In alcuni casi diventano anche una perdita, ad esempio quando si acquistano tante scorte che non vengono utilizzate. 

Il primo punto che ci permette di affrontare il tema delle scorte è la deperibilità. I beni che stai acquistando sono soggetti a usura? Il tempo o l'umidità possono influenzare la bontà o il funzionamento del prodotto? Le risposte possono influenzare il nostro modo di acquistare e conservare le scorte in magazzino.

Senza dimenticare che questi beni rappresentano un peso, qualcosa d’inutile fin quando non se ne sente il bisogno. Quindi uno degli obiettivi è quello di ridurre le scorte in magazzino per evitare lavoro superfluo in termini di spostamento, organizzazione logistico, movimentazione.

Tipologie di scorte

Parlare di scorte a magazzino apre una grande parentesi su beni di ogni genere e forma, materie prime, prodotti finiti, oggetti sussidiari ecc… Alla fine queste però possono essere raggruppate in due macro categorie.

Le scorte operative che consentono fisicamente che la produzione prosegua senza interruzioni dovute alla mancanza di materiali od oggetti fisici e le scorte speculative, mezzo per far fronte al fluttuare del mercato, traendo benefici economici dal variare di costi e prezzi.

Le scorte operative comprendono anche un’ulteriore categoria, le scorte di sicurezza, prodotti a inventario predisposti per far fronte a improvvisi cambiamenti nella domanda che rischierebbero di rompere il flusso produttivo. Assicurano uno scorrere regolare del lavoro nel tempo che intercorre tra le consegne del fornitore e la fine di un ciclo produttivo.

Se si arriva ad avere a disposizione solo lo stock di sicurezza, scatta in automatico la richiesta al fornitore di riordino dei materiali per rimpinguare le scorte in maniera tempestiva.

Come sapere però a cosa corrispondono le scorte di sicurezza per poterle preparare? Si tratta di un valore calcolato tenendo presenti diverse variabili come ad esempio la media delle vendite, le oscillazioni registrate nella domanda della merce, i tempi di consegna ecc…

Come monitorare l’inventario

Saper organizzare le scorte è il primo passo per una corretta gestione del proprio magazzino ma riuscire a monitorare lo stato tenendo sotto controllo l’inventario, consente di avere un quadro sempre aggiornato della situazione. Monitorare lo stato dell’inventario può essere fatto in diverse modalità, vediamo le più comuni:

1. Conteggio completo ciclico di tutti i prodotti a inventario. Attività svolta annualmente da un team di persone che procedono con un conteggio a tappeto, suddiviso per categorie merceologiche. Si tratta di una tecnica che comporta però la possibilità di errore umano nel conteggio, rendendola inaffidabile per l’azienda e per i parametri finanziari.

2. Conteggio manuale su libro contabile o foglio di calcolo. Utilizzato principalmente da aziende di piccole dimensioni che non hanno grandi stock da monitorare. Prevede la possibilità di errore umano e non essendo utilizzato all’interno di un sistema di gestione più ampio, non si traduce in informazioni utili ulteriori.
3. Conteggio con lettore barcode. Sistema tracciabile e che annulla l’errore umano. Permette d’inviare e tenere traccia dell’inventario in tempo reale e di utilizzare i dati ottenuti per svolgere calcoli e formulare previsioni di mercato.
4. Conteggio automatico con radiofrequenze. Un RFID tramite onde radio legge e trasmette i dati collegati a un tag associato a ogni prodotto. Questa tecnica può funzionare sia in maniera attiva che passiva, nel primo caso ci sono lettore di tag disposti in tutto lo stabilimento e che continuamente trasmettono dati sullo stato dell’inventario, nel secondo invece è necessaria la presenza di un operatore che attivi il sistema di lettura di tag per poter attivare la scansione e l’invio di dati.

Perché è importante avere un sistema di gestione delle scorte

I benefici attesi dall’implementazione di un sistema di gestione delle scorte collaudato e funzionale non si limitano al buon funzionamento del processo produttivo e alla conseguente soddisfazione della clientela, poter controllare il flusso dei materiali che transitano per il proprio magazzino aiuta a ottimizzare soprattutto i costi aziendali.

Essere in grado di bilanciare le scorte necessarie a soddisfare la domanda con i costi del loro transito è la chiave per un magazzino redditizio.

Fare scorte implica investire denaro, liquidità che potrebbe essere utilizzata in maniera differente, bisogna pertanto saper valutare quali investimenti sono più vantaggiosi a lungo termine.

Mantenere del materiale in magazzino come scorta è un costo in continuo aumento. E’ un costo lo spazio di stoccaggio, l’imballo, la conservazione adeguata, gli addetti al magazzino ecc... 

Abbiamo già visto quanto sia importante tenere traccia del proprio inventario a magazzino a livello gestionale ma trattandosi di un cespite che va a pesare a bilancio a fini fiscali, non avere questo dato sempre aggiornato può causare ordini in eccesso, in difetto e work flow inefficiente. La gestione dell’inventario è importante per l’organizzazione commerciale delle vendite e della previsione dell’andamento futuro aziendale. Avere un quadro preciso delle scorte a magazzino aumenta l’efficienza dell’azienda nel saper far fronte a nuovi ordini e a migliorare e rendere più affidabile il servizio al cliente.

Avere un sistema di gestione delle scorte a inventario collegato in maniera automatica o semiautomatica al software gestionale aziendale, trasforma l’inventario in informazioni che si adattano alle oscillazioni del mercato, automatizzando il riordino delle scorte.

Utilizzare un software gestionale non solo rende semiautomatico il controllo delle scorte ma snellisce anche le comunicazioni con i vari livelli aziendali che vengono così tenuti aggiornati in tempo reale. Snellire le comunicazioni e la raccolta dati elimina anche molte attività superflue, migliorando così il morale dei dipendenti che possono focalizzarsi solo sulle attività realmente redditizie, tagliando i costi e liberando risorse.

Come organizzare le scorte in magazzino?

La prima riflessione da fare riguarda la possibilità di usare prima la merce che arriva o viceversa. Vale a dire permettere ai colli che si trovano da più tempo di essere introdotti nel flusso di lavorazione. Qui si pone la classica decisione: meglio puntare su un FIFO o preferire un modello LIFO? Questi acronimi stanno, rispettivamente, per:

• First in, first out.
• Last in, fist out.

Sono due dei modelli principali per organizzare il flusso e la movimentazione delle scorte in magazzino. La prima soluzione consente di consumare prima le merci che sono arrivate perché magari sono deperibili e non possono aspettare a lungo nel magazzino assicurando una buona rotazione del magazzino.

Il secondo, invece, è un metodo diverso: l'ultimo a entrare è il primo a uscire. Perché magari altra merce può aspettare e ci sono dei prodotti che devono essere consumati prima. Magari per questioni economiche, di vendita. O sempre per un calcolo relativo al deperimento.

Ovviamente ci possono essere anche delle soluzioni intermedie, dipende dal tipo di organizzazione necessaria per ottenere il risultato, vediamo adesso le pratiche più comuni: 

Il metodo Wilson o del lotto economico EOQ (Economic Order Quantity) è una tipologia di gestione delle scorte adatta per piccole e medie imprese che hanno un ciclo di ordini costante, a intervalli regolari e che crea stock. Con questo metodo di ordine a lotti si creano scorte di ciclo che devono essere smaltite entro l’ordine successivo, minimizzando così la somma dei costi di approvvigionamento e di mantenimento delle scorte a magazzino.

Il metodo del lotto economico, ovvero del riordino di scorte impostato su livelli di massimo e minimo incisi su calce, si avvicina molto anche a un’altra tecnica di gestione, quella del riordino a periodo fisso. Utilizzato principalmente da piccole imprese che non investono su sistemi di controllo avanzati, basando la loro gestione delle scorte su ordini periodici e tassativi.

Il metodo Just in Time riprende la tecnica di organizzazione lean del processo produttivo, adattandola in chiave logistica. Prevede che al magazzino siano presenti solo le scorte necessarie, mai nulla in più, per poter eliminare ogni forma di spreco. Questa tecnica si basa su una gestione della catena di lavoro di tipo “Pull” e che per funzionare richiede massima coordinazione delle parti, soprattutto tra la produzione e la distribuzione.

Il metodo ABC basa la sua gestione sulla suddivisione teorica in categorie delle scorte in tipo A, B e C. Classifica e organizza i materiali in base alla loro rotazione:

Articoli A: Richiesta alta, rappresentano il 20% dell’inventario e l’80% del fatturato finale. Punto di riordino basso perché più richiesti.

Articoli B: Richiesta media e rappresentano il 30% dell’inventario. Sono molto soggetti a variazioni del mercato che li fanno ricadere negli articoli di classe A o C.

Articoli C: Bassa richiesta che li fa ricadere nella categoria delle scorte di sicurezza. Rappresentano il 50% dell’inventario e hanno un punto di riordino molto lungo nel tempo, solo quando escono fisicamente dal magazzino, possono essere riacquistati.

Il metodo a due collocazioni (pieno per vuoto) si basa proprio su due contenitori o spazi di stoccaggio dei materiali che vengono riempiti non appena si svuotano dopo un prelievo, rendendo visivo il momento nel quale deve avvenire il riordino.

La tecnica di gestione tramite il fornitore (metodo kanban) invece lascia la gestione nelle mani di colui che deve fornire i materiali da riordinare. Il fornitore porta nuove scorte in base alle vendite fatte dal cliente o in un determinato momento del mese, gestione delle scorte utilizzata principalmente nei sistemi di vendita di alimentari o prodotti sanitari.

Come organizzare il magazzino e le relative scorte? Ci sono delle tecniche che suggeriscono di posizionare in modo intelligente i pacchi e i colli. Ad esempio, la merce che viene chiesta con maggior frequenza deve essere posizionata in modo da poterla raggiungere facilmente. E con un percorso più breve.

Quali sono le scorte utili?

Quelle che possono essere utilizzate. Ecco perché la lean organization punta verso la logica pull, quella che tira dentro le risorse al posto della push che, invece, si occupa di spingere materia prima tra le fauci dell'attività produttiva.

Questa condizione implica un accumulo di materia prima che spesso diventa solo spreco. Uno spreco di spazio, di tempo e di risorse di gestione per la movimentazione delle merci. L'obiettivo è di avere ciò che serve quando è necessario grazie a una buona interazione tra i vari attori.

Come organizzare le scorte in magazzino?

Devi mettere in pratica i principi della lean production e questo significa puntare verso un passaggio chiave: usare la strumentazione giusta. La gestione delle scorte e della materia prima è un lavoro da affidare ai maestri della logistica ma non è facile assicurare la buona riuscita. C'è bisogno di professionalità e conoscenza. Ma soprattutto di buona attrezzatura, come:

• Scaffali a rulli
• Soluzioni FiFo
• Scaffali metallici
  
• Rulliere  
• Scaffali flowrack
• Lean supermarket
• Arredamento industriale
  
• Navette AGV
• Contenitori industriali
  

Tutto questo e altro ancora si trova nel catalogo Utek. Con scaffalatura e pedane di movimentazione puoi organizzare al meglio il tuo magazzino. In modo da gestire le scorte in modo intelligente. Vuoi maggiori informazioni? Scrivi a info@utekvision.com