Il facility management è un settore della gestione aziendale che si occupa dell'ottimizzazione e manutenzione degli spazi. Questi sono monitorati dal facility manager, mantenuti in condizioni ottimali per garantire la sicurezza degli occupanti e la massima efficienza possibile per migliorare il lavoro.
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Il mondo del facility management è praticamente sconfinato e racchiude tutto ciò che riguarda aspetti non strettamente legati al core business. Ovvero al cuore dell'attività imprenditoriale. Di conseguenza si potrebbero far gestire da attività diverse con un concetto già noto: l'esternalizzazione.
In pratica, se un'attività non fà parte di tutto ciò che deve essere gestito con risorse interne si può chiedere ad attività di fiducia un contributo per fare in modo che siano i professionisti del settore a occuparsene. Un esempio come tanti: il servizio mensa. Un'azienda non può fare tutto.
Nello specifico, non deve essere specializzata nella preparazione pasti per i dipendenti, attivare il miglior sistema di connessione internet od ottimizzare le pulizie. Quindi chiede a un'attività esterna di occuparsene. Questo è il concetto di facility management, ovvero la gestione delle strutture.
Facility Management, cos’è e a cosa serve
Con questo termine intendiamo l'insieme di attività non correlate con il cuore produttivo dell'azienda che però sono funzionali alla sopravvivenza e alla buona gestione dei vari meccanismi interni. In questa lista rientrano diverse voci che spesso fanno parte dell'universo aziendale e produttivo:
- Fornitura di energia
- Luce, acqua e gas
- Telefonia fissa e mobile
- Connessione a internet
- Illuminazione
- Portineria
- Pulizia degli ambienti
- Manutenzione
Tutti questi elementi sono parte integrante della strategia di lean production perché l'efficienza di un'organizzazione snella aziendale passa anche dalla possibilità di poter intervenire facilmente su questi aspetti indipendenti dal business aziendale. Ma che comunque lo influenzano direttamente.
Pensa, ad esempio, alle pulizie. Questa è una voce delle 5S. Ovvero i pilastri della lean production. Il motivo è semplice: una postazione di lavoro pulita è il punto di partenza per essere sempre efficienti. Chi si occupa delle pulizie? Chi deve fare in modo che il bancone sia sempre in ordine?
Il facility management è centrale quando si parla di efficienza e di approccio snello alla produzione. Lavorare e pensare lean per eliminare i Muda non è sufficiente, anche la struttura necessita di attenzioni per restare al passo con l'evolversi della produzione e non intaccare il funzionamento.
Gestione snella delle strutture, gli sprechi
Spesso ci si concentra sugli sprechi tangibili come cattiva gestione delle scorte o costi eccessivi ma quelli che si nascondono - processi inefficienti e cattiva gestione degli spazi - intaccano l’azienda. Ecco le forme di spreco identificate quando si inizia un percorso di gestione snella delle strutture.
Trasporto
Il trasporto di merci e persone è una delle principali cause di spreco perché i viaggi inutili causano costi e tempi extra. La causa principale di questa forma di rifiuto è la mancanza d’informazioni e dati fondamentali per il corretto svolgimento delle operazioni e la risoluzione efficiente dei problemi.
Ogni operatore e macchinario deve avere tutti i dati necessari per completare la propria attività senza ricorrere a viaggi e trasporti inutili per cercare di sopperire a tali mancanze. La gestione visiva delle informazioni gioca un ruolo chiave in questo tipo di problematica strutturale.
Inventario
La gestione dell’inventario non si limita solamente al conteggio del numero di elementi a magazzino ma comprende anche il meccanismo di controllo, analisi, ordine delle parti e manutenzione. Questo è il lavoro del facility manager: coordinare lo spazio di lavoro in azienda per renderla efficace.
Tutte queste attività di gestione delle strutture se gestite solo all’occorrenza rischiano di rallentare significativamente il lavoro di una struttura aziendale. L’utilizzo di software gestionali è la soluzione per ottimizzare tali processi, programmando l'attività preventivamente e in maniera oculata.
Movimento
Se la raccolta d’informazioni chiave può causare viaggi inutili alla ricerca di una soluzione, la stessa cosa può succedere quando per completare un’attività è necessario spostarsi alla ricerca del macchinario o della postazione idonea o al contrario, l’operatore vaga per la struttura per cercare il lavoro da svolgere.
Come ad esempio un manutentore alla caccia di un guasto. Eliminare questa forma di spreco consiste in una progettazione del layout aziendale per avvicinare tra loro gli elementi utili al completamento delle singole attività e l’integrazione di un sistema di software per il controllo del flusso di lavoro in modo da poter avere un controllo generale ovunque ci si trovi e poter così ottimizzare i viaggi in direzione di problematiche o segnalazioni in genere.
Attesa
L’attesa è una forma di spreco molto comune e strettamente collegata alla struttura aziendale. Durante svariate tipologie di attività, al facility manager aziendale capita spesso d’individuare momenti morti di attesa, si aspetta un componente non ancora consegnato, istruzioni mancanti e così via.
Questi vuoti all’origine hanno una mancanza di comunicazione che causa difficoltà a coordinarsi e a organizzare il lavoro sequenziale. Il collegamento quando si parla di realtà grandi deve passare attraverso reti moderne come software di chat integrata e gestionali per il controllo del flusso di lavoro.
Sovrapproduzione o elaborazione eccessiva
Anche questo muda è legato alla cattiva comunicazione ma sotto forma di tracciamento. Se non si lascia traccia del proprio operato, come è possibile avere dati aggiornati sulla produzione e sulle necessità aziendali. Mancanza d’informazioni rischia di far svolgere più volte il medesimo lavoro.
Facendo perdere tempo utile ad altre attività e in alcuni casi, produrre materiale in eccesso alle reali esigenze. Anche in questo caso software gestionali o soluzioni di gestione visiva delle informazioni, facilmente consultabili e comprensibili da tutti, sono la via da percorrere per ovviare a tali rifiuti
Difetti
Nel facility management aziendale si pensa che impiegare meno tempo per risolvere un problema sia sintomo di una buona gestione del meccanismo di manutenzione ma come spesso accade, veloce e bene non vanno di pari passo e si rischia solamente di mettere una pezza momentanea.
Che si sommerà al problema iniziale o andrà ad aumentare le difficoltà iniziali. Gestire un piano di manutenzione basato sui veri asset aziendali e in grado di asservire al meglio, senza tralasciare dettagli importanti, è il modo per organizzare consapevolmente questo tipo di attività.
Abilità
Gli sprechi provengono anche dalle persone e non per forza sono loro stesse a crearli. Sottoutilizzare le capacità e conoscenze di una persona non fornendogli i mezzi adatti per svolgere al meglio il proprio lavoro, che si tratti di forniture materiali o informazioni aziendali, è uno spreco.
Se ogni lavoratore deve impiegare metà del tempo per reperire informazioni od oggetti utili alla propria mansione, resta ben poco tempo per mettere in pratica le conoscenze e le abilità per creare nuovo valore per l’azienda. Questo rientra tra le funzioni principali del facility management.
Come gestire il facility management
Ci sono diverse soluzioni. Una delle più comuni è quella di affittare immobili con gestione delle facility integrata. Quindi questo compito è già coperto da figure che fanno parte del servizio pagato. In alternativa si può individuare un facility manager interno che si occupa di questi aspetti.
Quest'ultima soluzione è fondamentale quando si cercano standard particolarmente elevati e non ci si accontenta di semplici attività di base. Bisogna investire su un servizio di facility manager personalizzato e tagliato su misura. In questo modo è possibile lavorare su diversi fronti.
Facility Manager, di cosa si occupa
Dopo aver preso conoscenza dell’ampio ventaglio di sprechi strettamente collegati alla struttura aziendale, bisogna mettere in campo una figura in grado di prendere in mano la situazione e mantenerla monitorata costantemente. Da questa esigenza nasce la figura del Facility Manager.
Il Facility Manager è la persona che si occupa di gestire e coordinare la struttura aziendale. Si tratta di un mediatore tra le parti, deve soddisfare esigenze di funzionalità e benessere per i lavoratori e di gestione intelligente degli elementi aziendali nel rispetto degli obiettivi prefissati dall'azienda.
Quali sono i compiti del facility manager?
Il facility manager controlla le attività che contribuiscono alle finalità primarie dell’azienda. Un sistema strutturato è formato da attività collegate alla realizzazione di valore e da una serie di elementi secondari indipendenti dal meccanismo principale ma in grado d’influenzare l’andamento.
Nel concreto si occupa di gestire gli edifici e i servizi dell’attività di un’azienda come uffici, stabilimenti, sicurezza, telecomunicazioni, manutenzione, ecc. Definisce i tempi e i modi nei quali tali attività verranno svolte, coordina il personale avendo sempre un occhio di riguardo al budget aziendale.
Se si vuole dare un nome ai settori lavorativi di un Facility Manager, si può parlare di Hard Services - servizi legati agli stabilimenti fisici - e Soft Services - quelli che migliorano l’ambiente. Il suo obiettivo è assicurare il funzionamento e l’efficienza delle strutture aziendali al minor costo possibile.
Proprio perché da questa persona sono richieste alte prestazioni, deve mantenersi al passo con l’evolversi dei metodi di lavoro e la trasformazione digitale. In un mondo dove la produzione aziendale cambia continuamente, l’aspetto dell’analisi diventa fondamentale per restare competitivi.
La gestione deve essere tutta improntata su previsioni economiche-finanziarie per ottenere sempre di più restando nei budget prefissati. L’abilità del facility manager consiste proprio nel riuscire a programmare e standardizzare processi e turni nonostante tutto ciò che lo circonda cambi.
Facility management e Lean Production
Ci sono diverse funzioni del facility management che si sposano a pieno titolo con la produzione snella. In primo luogo dobbiamo considerare la possibilità di progettare la gestione della struttura intorno al core business, in modo da fornire il supporto necessario e ottimizzato.
Un po' come avviene con la logica pull al posto di quella push: si chiede e usa solo quello che serve. Poi si gestisce il tutto per fare in modo che i servizi aumentano o diminuiscano in virtù delle necessità, riducendo gli sprechi e ottenendo ciò che serve per migliorare le produzioni.
Tutto questo deve avvenire attraverso un approccio strategico e analitico. I servizi vanno distribuiti in modo da gestire al meglio ciò che serve: il facility manager ascolta le esigenze, osserva i dati, riceve le informazioni e si muove di conseguenza per erogare al meglio i servizi.