Kanban Board: cosa sono e a cosa servono

Spesso si sente parlare di Kanban Board. Ma di cosa si tratta esattamente? Si tratta di una bacheca divisa in settori che rappresentano le fasi di lavorazione di un prodotto. Questo è lo strumento principale della metodologia kanban, che si trova alla base della strategia produttiva Toyota, non a caso questa soluzione è stata sviluppata in Giappone nel 1947 - subito dopo la seconda Guerra Mondiale - per aiutare le aziende a migliorare il processo produttivo.

Ma in cosa consiste esattamente tutto ciò? Come introdurre la Kanban Board nel processo di lean production della propria attività aziendale? Ecco una serie di definizioni che devono essere affrontate prima di arrivare a un uso pratico di questo strumento decisivo per organizzare la produttività interna.

Cos'è il metodo Kanban, definizione

Prima di parlare della kanban board bisogna capire qual è il pensiero che si trova a monte. La soluzione operativa kanban, definita in Giappone nelle aziende automobilistiche, fà parte delle metodologie lean per la gestione del lavoro e si basa su un concetto fondamentale: meglio affrontare un compito alla volta, chiuderlo e passare al successivo.

Questo pensiero sostituisce l'idea di poter lavorare parallelamente a tante attività differenti. La gestione visiva si occupa di dare input e informazioni immediate a chi sta compiendo un'attività, il kanban è invece un processo che ne sfrutta le proprietà per tenere sotto controllo il flusso di lavoro, utilizzando all’occorrenza mezzi come le lavagne kanban. In questo modo si passa da una visione multitasking del lavoro a una soluzione dedicata, focalizzata sull iniziare e chiudere una parte di attività in modo da avere delle priorità rispettate e dei flussi di lavoro ordinati. Tutto questo viene organizzato con la kanban board.

Che cos’è una Kanban Board?

La lavagna kanban è uno strumento visivo che consente di avere un quadro generale dello stato dei lavori e contemporaneamente aumentare la produttività e la comunicazione tra i membri di un team. E’ un metodo organizzativo che divide il flusso di lavoro in minimo 3 fasi: da fare, in lavorazione e completato. Nella sua forma più semplice e basilare - ma sempre efficace - la kanban board è un tabellone o una lavagna che mostra visivamente tutte le fasi di un lavoro e gli elementi che lo compongono. A volte una bacheca, altre invece un pannello sul quale attaccare dei post-it. 

In ogni caso è un'area fisica o digitale nel quale crei delle attività formate da colonne e cartellini visivi, in un primo momento, nell'area delle cose da fare. Una volta attribuite le caratteristiche operative (chi deve svolgere quel compito in quanto tempo) i cartellini vengono spostati da sinistra a destra o dall'alto verso il basso per rappresentare i progressi e per aiutare a coordinare il team di lavoro.

Origine Kanban Board

Il termine kanban nasce come un sistema di pianificazione visiva che aiutava a monitorare il flusso delle parti attraverso la supply chain e che faceva parte del grande progetto Lean di Toyota.

Solo decenni dopo però, attorno ai primi anni 2000 David Anderson sviluppa l’idea del metodo kanban e sotto suggerimento del collega Darren Davis di visualizzare il flusso di lavoro, la trasforma in qualcosa di concreto, una lavagna kanban. E’ così nata la kanban board, oggi uno degli strumenti di lean management più utilizzati.

Elementi della lavagna kanban efficiente

Ci sono alcuni elementi che si ritrovano sempre in una Kanban Board. Il primo, ovviamente, è lo spazio delle corsie kanban, vale a dire il punto in cui si sviluppano le colonne utili per gestire la lavorazione. Abbiamo detto che di solito sono 3 (da fare, in lavorazione, consegnato) ma possono esserci delle esigenze particolari come quella di aggiungere una sezione review per avere il feedback del cliente. Ricorda che maggiori sono le colonne e superiori sono le possibilità di capire dove si bloccano i processi.

Poi ci sono le kanban card, vale a dire i cartellini visivi o task di lavorazione. La prima regola da rispettare: ogni colonna può avere un limite massimo di cartellini. Questo impone la necessità di creare un flusso di lavoro che non congestiona ma propone un'opera di completamento dei task arretrati prima di aggiungerne altri. Per visualizzare e gestire il flusso di lavoro, è possibile usare una serie di sistemi kanban:

• Cartellini kanban: Ogni carta rappresenta un’attività parte del lavoro e su ognuna sono descritte ulteriori informazioni come scadenze, ruoli ecc… Sul fronte sono raccolti i dettagli che permettono di cogliere gli aspetti chiave di quell’attività, sul retro (in caso di versione digitale, entrando all’interno della cartella) è invece possibile trovare informazioni più approfondite.

• Colonne Kanban: Ogni colonna è una fase del flusso di lavoro e sono distribuite in sequenza da sinistra a destra. Ogni carta kanban percorre tutte le colonne, possiamo immaginarci un cartellino che passa dalla colonna del “Da fare” a quella del “Fatto”, toccando anche molte sotto categorie come ad esempio quelle che suddividono ulteriormente i passaggi per priorità o per step di un lavoro in corso.

• Kanban Swimlanes: Corsie orizzontali per separare le diverse attività in caso di processi simultanei all’interno di uno stesso team di lavoro. Un esempio potrebbe essere quello di un gruppo di persone che devono svolgere la medesima attività in zone differenti e contemporaneamente.

• Limiti WIP: Sono dei limiti per evitare un sovraccarico di lavoro che rallenterebbe il processo. Questi “paletti” vengono messi per definire un numero massimo di lavori per una o dei gruppi di corsie. Concentrarsi su un numero limitato di lavori contemporaneamente aiuta a completare più velocemente e riducendo il rischio d’intoppi o problematiche.

Oltre ai limiti di lavoro in corso, sarebbe consigliabile istituire delle regole / linee guida da far seguire a tutti i membri di un team affinché vi sia un utilizzo della lavagna kanban coerente e comunemente accettato.

Vantaggio della Kanban Board

Hai subito ben chiaro il flusso di lavoro. Sai a che punto sei nel momento in cui guardi il kanban board e puoi decidere dove, come e perché allocare determinate risorse in un punto. Con una lavagna kanban ben progettata puoi individuare i colli di bottiglia e capire cosa frena il flusso per potervi trovare una rapida soluzione. Inoltre la kanban board è uno strumento molto flessibile.

Nello specifico, la kanban board è perfetta per ottenere un'operazione di continua ricerca del Kaizen, la perfezione. Grazie all'attenta osservazione delle dinamiche, infatti, è possibile capire qual è la fase in cui lo spostamento dei task rallenta. Se in entrata i lavori sono rapidi e in uscita lenti c'è qualcosa da ottimizzare in quella fase. Se vuoi un supporto per progettare una lavagna kanban contattaci info@utekvision.com!